Akceptacja – Na czym polega pierwszy element udanego szkolenia?

 Prowadzenie szkoleń  1 komentarz

W poprzednim artykule napisałem skąd się biorą cudowne grupy szkoleniowe (uprzejme, życzliwe, pomocne i szybko uczące się).

Obiecałem w nim podać kilka sposobów budowania poczucia szacunku, gdyż ono jest jednym z dwóch czynników tworzących cudowne grupy szkoleniowe.

Jako pierwszy element budowania poczucia szacunku, opiszę akceptację. Akceptacja jest koniecznym elementem każdego udanego szkolenia.

Każda cudowna grupa musi akceptować trenera i szkolenie, a trener musi akceptować każdego uczestnika.

Kiedy NIE ma akceptacji, NIE ma szacunku, a ludzie reagują sprzeciwem, odrzuceniem i krytyką. Kiedy akceptacja jest, ludzie szanują się i wspierają pomimo różniących ich kwestii.

Na czym polega akceptacja?

Do opisania akceptacji posłużę się praktycznym przykładem. Wyobraź sobie, że pracujesz w dużej firmie. Stanowisko wybierz sobie sam/-a. Ważne, że masz w tej firmie szefa. On podejmuje decyzje dotyczące twojego rozwoju zawodowego. Decyduje na które szkolenie pójdziesz, a na które nie.

Byłaś/-eś już na wielu różnych szkoleniach. Jako kolejny etap rozwoju znalazłaś/-eś sobie specjalistyczne szkolenie w Anglii. Prowadzi je światowej sławy ekspert. Trwa ono 4 dni. Kosztuje 10.000  Funtów.

Idziesz do szefa i mówisz mu o szkoleniu. On reaguje następującymi słowami:

• Gdzie?! W Anglii?! Przecież w Polsce jest pełno szkoleń!
• Ile? 10.000 Funtów? Kto niby ma za to zapłacić?
• Ile trwa? Szkolenie plus dojazd i powrót zajmie z tydzień. Na tyle cię nie puszczę!
• Jak ja wyjaśnię dyrektorowi finansowemu, że wydałem 50.000 złotych na jedno szkolenie jednego pracownika? Tego się nie da zrobić!

Jak się domyślasz, na szkolenie NIE jedziesz.

Mija rok czasu.

Nachodzi kolejna edycja owego szkolenia w Anglii. Na szczęście masz nowego szefa. Próbujesz więc go przekonać.

W odpowiedzi słyszysz:

• Szkolenie w Anglii brzmi ciekawie. Możesz mi powiedzieć co spowodowało, że wybrałeś właśnie to szkolenie?
• 4 dni to optymalny czas na takie szkolenie. Jednak przez tydzień nie będzie cię w pracy. Kto mógłby cię zastąpić w pracy w tym czasie?
• Szkolenia specjalistyczne bywają drogie. Zastanawiałeś się nad tym, jakie korzyści będziesz miał z tego szkolenia ty, a jakie cała firma? Co zyskamy za te 50.000 złotych i tydzień twojej nieobecności?

Dostrzegasz różnicę miedzy pierwszym, a drugim szefem?

Pierwszy szef zauważał tylko wady szkolenia i robił wszystko, aby wybić ci z głowy owo szkolenie. Usłyszał kilka wad i odrzucił cały pomysł. Zareagował odrzuceniem i krytyką.

Drugi szef też zauważył wady szkolenia, ale go od razu NIE odrzucił. Wręcz przeciwnie – zaakceptował go i zaczął szukać rozwiązań trudności, które dostrzegł. Przyjął stanowisko, że to dobry pomysł, tylko trzeba znaleźć rozwiązanie kilku kwestii.

Drugi szef zareagował akceptacją. Zaakceptował fakt, że pracownik chce pojechać na szkolenie w Anglii. Zaakceptował też to, że szkolenie kosztuje 50.000 złotych i trwa 4 dni. Nie podważał sensowności tego, ani nie krytykował. Dostrzegł wady i chciał je rozwiązać. Zadał więc pracownikowi pytania, na które odpowiedzi rozwiązałyby owe wady i zagrożenia.

U pierwszego szefa mamy odrzucenie i krytykę.

U drugiego szefa mamy:

• akceptację
• uświadomienie sobie zagrożenia,
• zadanie pytania o rozwiązanie,
• szukanie rozwiązania.

Słysząc opis szkolenia drugi szef dostrzega wady: za daleko, za drogo, brak pracownika przez tydzień, uzasadnienie sensowność i opłacalność szkolenia. NIE wypowiada jednak tych wad, lecz zadaje pracownikowi pytania o rozwiązania.

Zauważa, że pracownika przez tydzień nie będzie w pracy. Dostrzega zagrożenie: kto wykona jego pracę? Pyta więc: Kto mógłby cię zastąpić?
Jeśli pracownik kogoś znajdzie, lub razem przeanalizują sytuację i kogoś znajdą, to pracownik pojedzie.

Podobnie czyni z pozostałymi zagrożeniami. Jeśli znajdą odpowiedzi na wszystkie pytania, pracownik pojedzie na szkolenie.

Tak wygląda akceptacja. Akceptujemy fakt, pomysł, zachowanie nawet jeśli dostrzegamy jego wady i związane z tym zagrożenia. Lecz NIE mówimy o wadach i zagrożeniach. NIE krytykujemy rozmówcy za nie. Zamiast tego zadajemy pytania o rozwiązania. Słuchamy odpowiedzi oraz wypracowujemy rozwiązania wad i zagrożeń.

Takie zachowanie daje poczucie szacunku rozmówcy nawet jeśli nie zgodzimy się na to, o co nas prosił.

Przy pierwszym szefie człowiek czuje się odrzucony, krytykowany i obwiniany o to, co powiedział.

Przy drugim szefie czuje się akceptowany. Czuje też, że rozmówca dostrzega wady w jego słowach, ale rozwiązuje je. Słucha, zadaje pytania i pomaga znaleźć rozwiązanie. A to sprawia, że z szacunkiem patrzy na swojego szefa. Wszak szef go wysłuchał. Zgodził się z nim. Dostrzegł wady i rozwiązał je. Zachował się jak prawdziwy szef. Podobnie powinno być na szkoleniu…

 

Akceptacja na szkoleniu

Na szkoleniu mamy do czynienia z akceptacją w trzech sytuacjach:

1. Trener akceptuje i szanuje uczestników
2. Uczestnicy akceptują i szanują trenera
3. Akceptacja przed szkoleniem

Oto te sytuacje.

 

Sytuacja 1: Okazujemy akceptację i szacunek uczestnikom

Trener na szkoleniu powinien zachowywać się tak, jak drugi szef. Powinien reagować akceptacją i zadawać pytania o rozwiązania. Szczególnie wtedy, kiedy uczestnicy na forum grupy mówią o swoich doświadczeniach i prezentują swoje umiejętności.

Nawet jeśli robią coś źle, popełniają mnóstwo błędów, NIE możemy zareagować odrzuceniem i krytyką, bo przekreślimy poczucie szacunku. Uczestnicy nie będą czuć się szanowani i nie będą okazywać szacunku trenerowi.

Jeśli jednak zaakceptujemy to co robią, poziom na którym są i powiemy, że ich umiejętności wyglądają całkiem dobrze, to zaczniemy budować poczucie szacunku. Musimy jednak określić zagrożenia, które płyną z błędów uczestników i zadać pytania o rozwiązania. Następnie powinniśmy wypracować rozwiązania dla wad, które dostrzegamy.

Powinniśmy wykonać następujące kroki:

• akceptacja
• uświadomienie sobie zagrożenia,
• zadanie pytania o rozwiązanie tego zagrożenia
• wypracowanie rozwiązania.

Dzięki temu okażemy szacunek uczestnikowi szkolenia i sprawimy, że on też zacznie nas szanować.

 

Sytuacja 2: Uczestnicy akceptują i szanują trenera

Nie tylko trener powinien akceptować uczestników szkolenia, ale również uczestnicy trenera i prowadzone przez niego szkolenie.

Kiedy któryś uczestnik szkolenia nie będzie akceptował zachowania trenera, lub nauczanych treści, może reagować odrzuceniem i krytyką. Może zachowywać się tak, jak pierwszy szef z powyższego przykładu.

Może mówić:

• Ten sposób nie sprawdzi się w praktyce. On nie pasuje do naszej praktyki.
• Te ćwiczenia są za długie. Tracimy tylko na nie czas.
• Panie trenerze, mówi Pan, że 10 lat zajmował się praktycznie tym, czego Pan uczy nas, a jakoś tego nie widzę po pańskich umiejętnościach.

Kiedy uczestnik szkolenia zaczyna reagować na nas odrzuceniem i krytyką, możemy zacząć spierać się z nim i udowadniać, że to my mamy rację.

Jeśli jednak to uczynimy, zaczniemy niszczyć jakiekolwiek podwaliny szacunku. Zamiast tego możemy zareagować akceptacją, rozwiązać trudności i zainicjować poczucie wzajemnego szacunku.

W tym celu reagujemy akceptacją, a następnie zadajemy uczestnikowi pytania o rozwiązania. Na przykład kiedy słyszymy:
– Ten sposób nie sprawdzi się w praktyce. On nie pasuje do naszej praktyki.

Akceptujemy to, że ktoś ma takie zdanie, a następnie pytamy o braki, które wywołują jego wątpliwości:
– Chętnie wysłucham twojej opinii. Proszę, powiedz co dokładnie sprawia, że on nie pasuje?

Uczestnik mówi co mu przeszkadza. Słuchamy wady, które opisuje. Nie pozwalamy mu jednak długo o nich mówić. Niech wypowie co mu przeszkadza, jednak nam w cale nie o to chodzi. Chodzi nam o braki. Pytamy więc o braki:
– Czego brakuje tej metodzie, że ona nie pasuje?

Kiedy uczestnik zacznie podawać braki, my będziemy widzieć co trzeba dodać do naszego rozwiązania, aby go satysfakcjonowało i sprawdzało się w jego praktycznym działaniu.

Razem z uczestnikiem rozmawiamy na temat braków i rozwiązań, które wymagają owe braki. Dodajemy do naszej metody nowe działania to, czego według uczestnika brakuje. Razem z nim stajemy po jednej stronie. NIE spieramy się z nim, lecz razem stajemy przeciwko metodzie działania, której uczymy. Razem ją rozwijamy, aby jeszcze lepiej działała.

W ten sposób reagujemy akceptacją i wspólnie szukamy rozwiązań. W ten sposób okazujemy szacunek uczestnikowi szkolenia, który nas krytykuje i sprawiamy, że zaczyna on akceptować nas i szanować nas, pomimo początkowych trudności.

To dobre rozwiązanie, ale można użyć jeszcze lepszego.

 

Sytuacja 3: Akceptacja przed szkoleniem

Wróćmy na chwilę do naszego pierwszego szefa i pracownika, który chciał wyjechać na szkolenie do Anglii. Pracownik przyszedł do szefa i powiedział mu o szkoleniu w Anglii. To wywołało odrzucenie i krytykę ze strony szefa.

Pracownik ów mógł jednak zachować się trochę inaczej. Mógł się przygotować – tj. sporządzić sobie listę potencjalnych zastrzeżeń szefa i opracować do każdego rozwiązanie. Wówczas przyszedłby do szefa i powiedział:

– Szefie, wraz z działem personalnym przeanalizowałem ofertę szkoleń polskich firm szkoleniowych i doszliśmy do wniosku, iż żadna nie spełnia naszych oczekiwań. Wybraliśmy więc firmę z zagranicy, której oferta jest bardziej korzystna. Konsultowałem się nie tylko z działem personalnym, ale również z działem finansowym w sprawie opłacalności owego szkolenia. Już wszystko dokładnie przedstawiam…

– Oto lista korzyści ze szkolenia. Omówiłem je także z działem finansowym i według nich wdrożenie w praktyce tego, czego nauczę się na szkoleniu przyniesie firmie oszczędności około 200 tys. złotych rocznie. Rozmawiałem także z działem personalnym i trenerem wewnętrznym. Pomogą mi w praktycznym działaniu po szkoleniu, abyśmy wszystko zrobili jak najlepiej…
– Rozmawiałem także z Przemkiem i Markiem. Oni będą wykonywać moje obowiązki w czasie mojego udziału w szkoleniu. Zgodzili się.

– Szefie, czy jest coś na co ja, dział personalny i finansowy nie zwróciliśmy jeszcze uwagi?

Wtedy szef wypowie ewentualne kolejne swoje wątpliwości a pracownik je rozwiąże. Jak myślisz, w jaki sposób ten sam pierwszy szef zareaguje na takie słowa pracownika?

Prawdopodobnie pomyśli:
– Jaki zorganizowany i zaradny człowiek. Gdyby wszyscy moi ludzie tacy byli, to moja praca byłaby przyjemnością. Ten człowiek może dużo zrobić dla mnie i dla firmy.

Widzisz, o taką samą reakcję chodzi nam jako trenerom. Kiedy zaczynamy prowadzić szkolenie, uczestnicy powinni myśleć właśnie coś w stylu:
– Jaki zorganizowany i zaradny trener. Gdyby wszyscy trenerzy tacy byli, to szkolenia byłyby przyjemnością. Ten człowiek może dużo zrobić dla mnie i dla firmy.

Tak jak nasz pracownik przygotował się na rozmowę z szefem, tak do szkolenia powinien przygotować się trener.

 

Przed szkoleniem

Przed szkoleniem trener powinien określić ewentualne wątpliwości uczestników. Następnie powinien dla każdej potencjalnej wątpliwości znaleźć rozwiązanie i dodać je do szkolenia.

Przykład

W sytuacji, w której uczestnicy mogą zarzucić trenerowi, że proponowane rozwiązania nie pasują do ich praktyki, powinien przed szkoleniem dowiedzieć się czego może im brakować w danym rozwiązaniu i uzupełnić te braki.

Natomiast na szkoleniu powinien prezentować daną treść wzbogaconą o te braki. Dzięki temu nikt nie powie, że dana metoda nie pasuje do ich praktyki, bo dana metoda zawiera wszystkie elementy z ich praktyki. Zawiera wszystko, czego mogło brakować uczestnikom szkolenia.

Kiedy w ten sposób przed szkoleniem przeanalizujemy każdą potencjalną wątpliwość, podczas szkolenia uczestnicy nie będą ich zauważać. Nie będą też reagować odrzuceniem i krytyką wobec trenera, czy szkolenia.

Na marginesie:

Zatem analiza potrzeb szkoleniowych to NIE tylko określenie czego uczestnicy potrzebują! To również określenie czego im brakuje w przygotowanych dla nich rozwiązaniach! A następnie dodanie tych braków do programu szkolenia.
M. in. dlatego warto robić dwuetapową analizę potrzeb szkoleniowych. Pierwszym etapem badamy ich potrzeby. Drugim etapem badamy czego im brakuje w przygotowanym dla nich programie szkolenia.

 

Podsumowanie

Dzięki akceptacji i tworzeniu rozwiązań wyeliminujemy, a przynajmniej bardzo ograniczymy, odrzucenie i krytykę na szkoleniu. Sprawimy, że trener zaakceptuje uczestników, a uczestnicy trenera i szkolenie. A ta akceptacja będzie podstawą budowania poczucia szacunku.

Akceptacja, tworzenie rozwiązań dla pojawiających się trudności oraz szacunek to pierwszy krok w procesie budowania idealnej grupy szkoleniowej. To, co najważniejsze mamy już za sobą. Akceptujemy i szanujemy się. Teraz czas na kolejny krok, czyli początki budowania zaufania.

Napisałem o tym tutaj:

– Porozumienie z grupą – Drugi element udanego szkolenia

 

PS. Żeby być z nami na bieżąco, polub nasz fanpage: