Skuteczny sposób na trudne sytuacje (szkoleniowe)

 Grupa szkoleniowa | Metody szkoleniowe | Opór | Prowadzenie szkoleń  4 komentarze

 

Podczas szkolenia mogą wydarzyć się różnego rodzaju trudne sytuacje. Do wielu z nich możemy się przygotować i sprawnie je rozwiązać.

Jednak co zrobić, kiedy pojawi się sytuacja, której nie jesteśmy w stanie przewidzieć i przygotować się do niej?

Możemy zastosować poniższą metodę.

 

Sposób na trudne sytuacje

Kiedy już wydarzy się taka sytuacja, a ja nie wiem co zrobić, szukam rozwiązania razem z grupą.

Prowadzę dyskusję złożoną z trzech etapów:

1. Informowanie.
2. Przepływ informacji zwrotnych.
3. Akceptacja wspólnych postanowień.

Oto ich szczegóły:

 

1. Informowanie

Jak nazwa wskazuje, informuję grupę o zaistniałej sytuacji. Kieruję się tutaj trzema zasadami:

1. „Nowa” sytuacja

Informuję grupę o „nowej” sytuacji, a NIE „trudnej” sytuacji, aby nie koncentrować grupy na trudnościach i myśleniu problemami.

2. Podaję same fakty

Opisuję fakty, które miały miejsce. Trener NIE wypowiada swoich ocen, ani przypuszczeń. Tylko fakty. Stało się to i to. Konkretne zdarzenia, bez oceniania ich jako utrudniające, komplikujące itp.

3. Podaję powód dyskusji

Wyjaśniam, że chcę omówić tę sytuację z całą grupą, bo NIE chcę narzucać własnych uniwersalnych rozwiązań, lecz wypracować jak najlepsze rozwiązanie pasujące dla tej konkretnej grupy.

Część osób może oczekiwać, że to trener sam powinien podjąć decyzję i coś zrobić. A kiedy trener zacznie pytać grupę o opinie, mogą uznać trenera za niekompetentnego.

Dlatego warto w ten sposób wyjaśnić nasze zachowanie.

 

2. Przepływ informacji zwrotnych

Pytamy o to, jak uczestnicy szkolenia odbierają tę nową sytuację oraz umożliwiamy im dyskusję na jej temat.

Pytamy o 5 rzeczy:

1. Reakcję uczestników – np.:
   – Jakie emocje budzi w tobie ta sytuacja?
   – Jaka jest twoja pierwsza reakcja na tę sytuację?
   Na końcu trener mówi jaka była jego reakcja. Trener mówi jako ostatni, a nie pierwszy, żeby nie sugerować odpowiedzi.
   .
2. Zaobserwowane pozytywne aspekty spowodowane tą sytuacją (szanse) – np.:
   – Co dobrego dostrzegasz w tej sytuacji?
   – Co z niej można wykorzystać do osiągnięcia naszych celów?
   Na końcu trener podaje zaobserwowane pozytywne rozwiązania.
   .
3. Trudności spowodowane tą sytuacją (zagrożenia) – np.:
   – Jakie trudności powoduje ta sytuacja?
   Trener podaje trudności jako ostatni.
   .
4. Elementy, których brakuje – np.:
   – Czego nam brakuje, aby skutecznie działać dalej?
   – Czego nam brakuje, aby osiągnąć nasze cele?
   Trener wymienia braki jako ostatni.
   Pytamy o braki, a nie rozwiązania, bo ludziom w trudnych sytuacjach i często pod presją czasu, trudno jest kreatywnie myśleć o rozwiązaniach. Zwykle łatwiej jest powiedzieć czego im brakuje. A od tego do rozwiązań już tylko jeden krok…
   .
5. Rozwiązania – dopiero teraz pytamy o rozwiązania, ale w następujący sposób:
   – W jaki sposób zapewnimy sobie rzeczy, których brakuje?
   Odpowiadając na to pytanie dostajemy rozwiązania – instrukcje mówiące, co teraz zrobimy. Jednak doszliśmy do nich uproszczoną drogą (przez braki). W trudnych, napiętych sytuacjach tak jest łatwiej. Uwaga: Trener NIE podaje własnych rozwiązań, nawet jako ostatni. Rozwiązania mają wychodzić od uczestników szkolenia.
   Trener moderuje rozmowy uczestników szkolenia tak, aby sami ulepszali swoje rozwiązania.Trener może zwracać uwagę grupy na konkretne trudności, czy braki, ale nie powinien sam podawać wszystkich rozwiązań. Wszak cała ta dyskusja jest po to, aby opracować wspólnie z grupą rozwiązania jak najlepiej pasujące do tej grupy.

 

3. Akceptacja wspólnych postanowień

Teraz trzeba uzyskać zgodę uczestników szkolenia na udział w szkoleniu z tą nowa sytuacją.
Chodzi o to, żeby:

1. Podsumować dotychczasowe rozważania.
2. Zapytać, czy uczestnicy akceptują opracowane rozwiązania powstałej sytuacji?
3. Zapytać, czy chcą brać udział w takim szkoleniu?

Jeśli wszyscy się zgodzą, kończymy analizę sytuacji i zaczynamy prowadzić szkolenie na nowych warunkach.
Jeśli jednak nie wszyscy się zgodzą, lub zauważymy wahanie w ich wypowiedziach, pytamy:
– Czego jeszcze ci brakuje? Jak to można zapewnić?

Po prostu dalej prowadzimy analizę sytuacji i szukamy rozwiązania.

Brak zgody? Szukamy kompromisu

Jeśli nie jesteśmy w stanie zapewnić, tego czego brakuje, mówimy o tym i pytamy czy bez tego uczestnik szkolenia jest w stanie brać udział w szkoleniu i uczyć się?
Jeśli się zgodzi, mamy kompromis. Kończymy analizę sytuacji i prowadzimy dalej szkolenie.

Tej procedury użyłem już wiele razy w różnych nowych (żeby nie powiedzieć „trudnych”) sytuacjach i zawsze dała rozwiązanie zaistniałej sytuacji. Począwszy od tych bardzo prostych, a skończywszy na tych naprawdę poważnych.

 

Zalety procedury

Podstawową zaletą tej procedury jest współpraca trenera z grupą. To nie sam trener podejmuje decyzje i działania, ale rozmawia z całą grupą i prowadzi do podjęcia grupowej decyzji, którą wszyscy akceptują.

Dzięki temu nie tylko trener czuje się odpowiedzialny za realizację swojej decyzji, ale cała grupa. Mamy większe zaangażowanie grupy w rozwiązywanie tej trudnej sytuacji i większą wyrozumiałość grupy wobec trenera, jeśli rozwiązanie nie będzie idealne.

Jeśli trener sam podejmie decyzję, a efekty będą słabe, to wszyscy obwinią za to trenera. Jeśli decyzję podejmie cała grupa, to trener mniej „oberwie”, a i sama decyzja będzie lepsza.

Jeśli trener skorzysta z powyższej procedury, prawdopodobnie podejmie lepszą decyzję, bo nie uczyni tego sam, lecz skonsultuje się z kilkunastoma innymi osobami, a na końcu wypracuje rozwiązanie jak najlepiej pasujące do tej konkretnej grupy.

Trener nie strzela w ciemno wybierając rozwiązanie, lecz tworzy go razem z grupą. Dzięki temu uzyskuje jedno z najlepszych rozwiązań dla tej konkretnej grupy.

 

Często korzystam z procedury

To powoduje, że często korzystam z powyższej procedury w trudnych sytuacjach nawet jeśli wiem, co powinienem zrobić w danej sytuacji.

Dzięki dyskusji z grupą dostosowuję ogólne podręcznikowe rozwiązanie do tej konkretnej grupy. Dodaję to, czego potrzebują ci konkretni uczestnicy szkolenia.

 

Elastyczność i skuteczność

Dzięki tej procedurze tę samą trudną sytuację różnie rozwiązuję w różnych grupach, a rozwiązanie zawsze jest jak najbardziej dopasowane do konkretnej grupy. To zwiększa moją elastyczność i skuteczność.

Dzięki tej procedurze rozwiązanie trudnej sytuacji jest bardziej dostosowane do grupy, a co za tym idzie – bardziej skuteczne.

 

PS. Tutaj opisałem konkretny przykład zastosowania tej procedury:

– Skuteczny sposób na trudne sytuacje – przykład

 

A tutaj coś całkiem przeciwnego – szybki sposób na proste trudności:

– Kiedy powstanie trudna sytuacja, ogłoś… minutę ciszy

 

PPS. Jeśli artykuł spodobał Ci się, polub nasz fanpage: