Jak formułować krótkie i skuteczne informacje zwrotne?

 Prowadzenie szkoleń  1 komentarz

Informacje zwrotne są opisem ludzkich zachowań. Informują nas jak inni postrzegają nasze zachowania. Słuchając informacji zwrotnych możemy wprowadzać zmiany i poprawiać efektywność naszych działań.

Natomiast udzielając informacji zwrotnych warto pamiętać o tym, że  przekazywane są one po to, aby usprawniać komunikację i współpracę. Żeby pomóc drugiej osobie lepiej funkcjonować, a nie po to, żeby ją skrytykować, czy zaszkodzić jej.

Kiedy chcemy przekazać krótką, ale treściwą i skuteczną informację zwrotną proponuję posługiwać się informacją zwrotną RPB. Składa się ona z trzech poniższych elementów:

1. R – Reakcja – Moja reakcja na całość zaobserwowanych zachowań – mówimy drugiej osobie jak zareagowaliśmy na jej działanie/zachowanie. Jakie odczucia i emocje owo działanie w nas wzbudziło. Co chcieliśmy zrobić w wyniku tych emocji.

2. P – Pozytywy – Zaobserwowane pozytywne elementy – mówimy, co nam się podobało w zachowaniu danej osoby.

3. B – Braki – Elementy, których według mnie zabrakło – zamiast mówić, co mi się nie podobało, mówię czego mi zabrakło w zachowaniu drugiego człowieka. Np. zamiast powiedzieć: „Wypowiadasz kilkanaście słów na jednym oddechu, przez co mówisz za szybko i nie można cię zrozumieć”, możemy powiedzieć:
   „W twojej wypowiedzi zabrakło mi pauz pomiędzy wypowiadanymi zdaniami, zwłaszcza przed wyrazami szczególnie istotnymi. Gdybyś je dodał, twoje wypowiedzi brzmiałyby bardziej spokojnie i donośnie”.
   Dzięki takiemu zabiegowi osoba przyjmująca informacje zwrotną dostaje propozycję konkretnego działania, które może jej pomóc. Nie musi się zastanawiać: „To i to zrobiłam źle. Co teraz mam zrobić?”. Nie musi też wysłuchiwać opisu tego, co zrobiła źle (wiele osób uznaje takie opisy za krytykę i protestuje przeciwko nim). Kiedy mówimy czego nam zabrakło, osoba przyjmująca informacje zwrotne słucha po prostu rad, informujących ją, w jaki sposób może poprawić swoje działanie.

Przykład informacji zwrotnej RPB

Po wysłuchaniu przemówienia, które w naszej ocenie było chaotyczne, zbyt szybko wypowiedziane, możemy udzielić informacji zwrotnej słowami:

1. R – Reakcja – Moja reakcja na całość zaobserwowanych zachowań:

„Słuchając twojego wystąpienia miałem mieszane uczucia. Z jednej strony dobrze słuchało mi się konkretnej, opartej na faktach i przykładach prezentacji. Z drugiej jednak czułem niepokój i miałem wrażenie, że przemawiający człowiek ma trudności z przekazaniem mi tychże faktów i przykładów”.

2. P – Pozytywy – Zaobserwowane pozytywne elementy:

„Podobało mi się, że omówiłeś wszystkie istotne zagadnienia danego tematu. Posługiwałeś się udokumentowanymi faktami i konkretnymi przykładami”.

3. B – Braki – Elementy, których według mnie zabrakło:

„W twojej wypowiedzi zabrakło mi głębokiego, spokojnego oddychania oraz pauz pomiędzy wypowiadanymi zdaniami, zwłaszcza przed wyrazami szczególnie istotnymi. Gdybyś je dodał, twoje wypowiedzi brzmiałyby bardziej spokojnie i donośnie”.

Ćwiczenia szkoleniowe na udzielanie informacji zwrotnych

Jeśli poszukujesz ćwiczeń szkoleniowych uczących formułowania i udzielania informacji zwrotnych, polecam moją książkę:

– Komunikacja. Materiały szkoleniowe i coachingowe

Kilka ćwiczeń z obszaru komunikacji znajdziesz też w moim bezpłatnym ebooku:

– Aktywne ćwiczenia i gry szkoleniowe

PS. Jeśli porada spodobała Ci się, polub fanpage bloga: